¿Cómo crear y acondicionar espacios colaborativos de trabajo?
Las modalidades de trabajo han cambiado y son variadas: sistemas full remoto e híbridos están conquistando más de una compañía por su flexibilidad y adaptabilidad. Incluso en las compañías en donde el esquema sigue siendo presencial se ve una transformación en los esquemas laborales y equipos de trabajo, virando estos hacia espacios colaborativos de trabajo.
Estos cambios traen consigo modificaciones en la forma en la que se viven los espacios de trabajo, y muchas compañías han optado por realizar reformas en sus oficinas para acompañar estos procesos. Por eso, en este artículo revisaremos algunas recomendaciones del Manual de Estándares de Espacios de Trabajo recopilados por el Estado Nacional.
¿Qué es el Manual de Estándares de Espacios de Trabajo del Estado Nacional?
Se trata de una herramienta que busca la optimización de los procesos que involucran a los espacios laborales, para beneficiar a las personas trabajadoras que los habitan. Está dirigido a las personas responsables de adecuar las oficinas, espacios de trabajo, mudanzas internas, adaptaciones a cambios de organigrama, relocalizaciones, mantenimiento, limpieza, modernización de instalaciones y operación de los inmuebles, entre otros.
El manual busca brindar herramientas para colaborar en el proceso de configuración de una planta de oficina optimizando el espacio disponible. En él, se proponen lineamientos generales que, junto a una reflexión profunda y al tecnicismo de profesionales, colaborarán a lograr el mejor resultado espacial posible.
Espacios Colaborativos de trabajo
Se llama espacios colaborativos a los ambientes distribuidos dentro del área de la compañía que ofrecen la flexibilidad necesaria para sostener diversos encuentros y tareas grupales en el trabajo. El Estado Nacional aconseja que los espacios colaborativos ocupen entre el 21 y 25 % de la superficie utilizable de la planta.
Estos buscan incentivar el trabajo en equipo, la interacción dinámica cara a cara y los vínculos sociales laborales. Su objetivo es que el lugar de trabajo funcione como un impulsor para construir una comunidad, lo que deriva en un mejor desempeño y mayor productividad e innovación.
La propuesta desde el Estado Nacional es incorporar una mayor cantidad de espacios colaborativos, sean estos formales o informales. Es conveniente que estos espacios se encuentren próximos a las áreas de trabajo individual, facilitando así el intercambio continuo entre las personas trabajadoras.
Recomendaciones para acondicionar oficinas y crear espacios colaborativos de trabajo
Diseño del espacio
Para crear un ambiente abierto y flexible que fomente la interacción, utilizá muebles modulares y móviles para permitir la reconfiguración del espacio según las necesidades de cada proyecto. Considerá la incorporación de áreas comunes, como salas de reuniones informales, espacios de descanso y zonas de trabajo compartido. Estas últimas se caracterizan por tener largas mesas donde se acomodan varios puestos de trabajo, en lugar de los tradicionales escritorios separados de cada puesto.
Zonas de reunión equipadas
En salas de reuniones es importante contar con la tecnología audiovisual suficiente para facilitar las presentaciones y el intercambio de ideas. En este aspecto podrías considerar incorporar un sistema de audio, proyección y quizás una cámara por si es necesario participar desde allí en una videollamada. Otros elementos para facilitar el trabajo colaborativo pueden ser pizarras o paneles de notas en las paredes para que los empleados puedan compartir y visualizar ideas.
Áreas de descanso y socialización
Considerá crear espacios aptos para la relajación y socialización. Estos pueden ser una zona de cafetería o una cocina compartida donde las personas trabajadoras puedan tomar un break y conversar informalmente.
Espacios de trabajo flexibles
Una herramienta para la implementación de espacios de trabajo compartido sin entrar en obra es el cambio de mobiliario. Renovar los escritorios individuales por otros más flexibles o estaciones de trabajo compartidas y brindar espacios de guardado como lockers en lugar de cajones individuales promoverá la interacción social y el intercambio de conocimientos.
Tecnología adecuada
No olvides brindar un soporte tecnológico que facilite la colaboración, como lo es el uso de notebooks en lugar de computadoras de escritorio. Estas permiten el traslado de las personas hacia diferentes áreas de reunión o de trabajo comunitario de manera fácil y rápida, al contrario que las pc tradicionales.
Las formas del trabajo son dinámicas y cambian constantemente, por eso el espacio se debe adaptar a un uso no tan rígido, donde la valorización del trabajo en equipo incrementa la cantidad de sectores de reuniones y otras áreas cada vez más informales. El equipamiento brindado a las personas trabajadoras debe permitir diversas opciones y dar respuesta a nuevos requerimientos sin comprometer el confort y el desarrollo de quienes lo utilizan.
Dentro de las reformas de las oficinas, muchos muebles o archivos pueden quedar sin un lugar fijo. Si desecharlos o donarlos no es una opción, podés guardarlos en una baulera inteligente como SpaceGuru. Retiramos a domicilio dentro de CABA, Zona Sur, Zona Norte y Zona Oeste. Embalamos, trasladamos y guardamos lo que quieras por el tiempo que necesites.
Fuente: Manual de Estándares de Espacios de Trabajo del Estado Nacional
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